Organizacja eventów to często dość spore wyzwanie – zwłaszcza wtedy, gdy robi się to raz pierwszy w życiu. Jednak jest to zdecydowanie sztuka, którą w szybki sposób możemy opanować. Musimy jedynie zapamiętać podstawowe zasady i mieć konkretne pomysły na dane wydarzenie.
Organizacja eventów – jak zacząć?
Eventy to inaczej imprezy odbywające się w obrębie praktycznie każdej branży – zarówno biznesowych, edukacyjnych, jak i artystycznych. Często przybierają różne formy, takie jak między innymi konferencje, szkolenia, warsztaty, kongresy, a także targi. Warto podkreślić, że zasady organizacji tychże przedsięwzięć są do siebie dość zbliżone. Bardzo ważnym punktem jest oczywiście odpowiedni pomysł oraz plan porządkujący wszelkie niezbędne kwestie dotyczące organizacji eventu. Organizowanie wydarzenia musimy zacząć od określenia celu danego przedsięwzięcia. Dobrze będzie w plan organizacyjny umieścić czas na podjęcie konkretnych kwestii.
Organizacja imprez – najważniejsze punkty
Jednym z najważniejszych punktów w czasie organizowania eventu jest znalezienie stosownego miejsca na imprezę. Może to być sala konferencyjna w centrum miasta, ośrodek szkoleniowo-wypoczynkowy czy klimatyczny obiekt w cichej, spokojnej okolicy, z dala od miejskiego hałasu. Jeżeli wydarzenie ma trwać dłużej niż dobę, warto także
zapewnić gościom miejsca noclegowe oraz wyżywienie. Ciężko także zorganizować event bez stworzenia jego programu – zaleca się więc ściśle określić czas trwania, kolejność wystąpień, a także liczbę przerw.
Stworzenie wydarzenia biznesowego czy organizowanie integracji firmowych wymaga od nas należytego planowania. Pierwszym krokiem do organizacji eventu jest znalezienie stosownego miejsca, a także nawiązanie współpracy ze sponsorem bądź patronatem medialnym. Następnie powinno zadbać się o identyfikację wizualną wydarzenia – dobrym wyborem będą plakaty, logo, zaproszenia czy promowanie wydarzenia w przestrzeni Internetowej. Ta część promocyjna jest bardzo istotne, zwłaszcza jeśli zależy nam na dotarciu do większej liczby potencjalnych uczestników wydarzenia. Organizując eventy powinniśmy również pamiętać o tym, aby zapewnić przerwy kawowe bądź lunchowe. Dodatkowo, obiekty często oferują różne atrakcje sprzyjające integrowaniu gości, a także wypoczynkowi – zdecydowanie jest to opcja godna polecenia. Do takich obiektów wliczane są na przykład różnego rodzaju SPA, boiska sportowe czy wydzielone miejsca na organizację grilla. Podczas eventu warto także pamiętać o specjalnych podziękowaniach dla przybyłych gości.
