Jak wybrać program księgowy, żeby nie zmieniać go po roku
Meta title: Jak wybrać program księgowy dla firmy – kryteria i pułapki
Meta description: Jak wybrać program do księgowości, który nie zawiedzie po roku? Kryteria, pułapki, KSeF i pytania do dostawcy – krótki przewodnik dla właściciela firmy.
Program księgowy kupuje się na lata, a zmienia z bólem głowy. Dlatego błąd przy wyborze kosztuje więcej niż sama licencja. Poniżej znajdziesz kryteria oceny, tabelę kontrolną i pytania, które warto zadać dostawcy.
Arkusz kalkulacyjny działa, dopóki nie zaczyna zawodzić
Na początku wystarczy Excel i folder z fakturami. Po kilku miesiącach pojawiają się dwie wersje tego samego pliku. Ktoś zapomina o korekcie, ktoś inny wpisuje kwotę netto w polu brutto.
Takie błędy wychodzą zwykle przy rozliczeniu VAT. Wtedy firma szuka narzędzia, które pilnuje spójności danych za człowieka. Dobry program księgowy działa właśnie tak: wpisujesz kwotę raz, a dalej liczy ją sam system.
Co program księgowy powinien umieć poza wystawianiem faktur
Wystawianie faktur potrafi niemal każde narzędzie. Różnice widać dopiero w codziennej pracy księgowej. Sprawdź, czy program ma te funkcje:
- ewidencję dokumentów zakupu i sprzedaży powiązaną z rejestrami VAT,
- rozrachunki z kontrahentami wraz z terminami płatności,
- plan kont, który można dopasować do własnej firmy,
- raporty dostępne od ręki, bez eksportu do arkusza,
- osobne uprawnienia dla księgowej, handlowca i właściciela,
- historię zmian, która pokazuje, kto i kiedy poprawił zapis.
Pięć kryteriów, które odsiewają słabe oferty
Wybierając program do księgowości dla firm, nie porównuj samych cenników. Zestawiaj sposób, w jaki system zachowa się za rok albo dwa. Poniższa tabela pomaga to sprawdzić podczas prezentacji u dostawcy.
|
Kryterium |
Pytanie kontrolne |
Co grozi, gdy je pominiesz
|
|
Integracja z innymi działami |
Czy faktury ze sprzedaży trafiają do księgowości automatycznie? |
Ręczne przepisywanie i pomyłki |
|
Rozwój firmy |
Co się stanie, gdy dokumentów będzie dużo więcej albo powstanie drugi oddział? |
Migracja w środku sezonu |
|
Współpraca z biurem rachunkowym |
Czy zewnętrzny księgowy pracuje na tych samych danych? |
Wymiana plików mailem |
|
Zmiany w przepisach |
Kto dostosowuje program i w jakim terminie? |
Ręczne obejścia |
|
Przeniesienie danych |
Czy system przyjmie dotychczasowe zapisy? |
Dwa programy działające równolegle |
KSeF zmienia wymagania wobec oprogramowania
Krajowy System e-Faktur wchodzi etapami, ale programy księgowe muszą być gotowe z wyprzedzeniem. Liczy się nie tylko sama możliwość wysyłania i odbierania faktur. Liczy się też to, jak wygląda obsługa po stronie dostawcy.
Producenci oprogramowania ogłaszają własne strategie i cenniki. Comarch zaprezentował niedawno oficjalną strategię, nowe zasady licencjonowania i cennik komercyjnej wymiany danych. Zapytaj więc dostawcę, czy obsługa KSeF mieści się w cenie licencji, czy jest dodatkową opłatą.
Kiedy sam moduł księgowy przestaje wystarczać
Księgowość rzadko żyje sama. Z czasem dochodzą magazyn, produkcja i rozliczenia z kontrahentami. Wtedy sensowniejszy bywa system ERP, czyli oprogramowanie łączące te obszary w jednej bazie danych.
Pomoże w tym partner wdrożeniowy. Primaco działa jako Partner Comarch od 2007 roku i według własnych danych zrealizowało ponad 500 wdrożeń systemów Comarch, w tym Optima, XL i Altum. Przy takim doświadczeniu łatwiej ocenić, czy wystarczy program do księgowości dla firm, czy potrzebny jest pełny system.
Pytania do dostawcy przed podpisaniem umowy
Prezentacja produktu zwykle pokazuje to, co wypada w niej najlepiej. Dlatego przygotuj własną listę pytań:
- Jak wygląda import danych z mojego obecnego programu?
- Jakie są koszty poza licencją: wdrożenie, szkolenia, aktualizacje, wsparcie?
- Czy dostanę na piśmie zakres obsługi KSeF?
- Jak szybko program reaguje na zmiany w przepisach?
- Kto odpowiada na zgłoszenia, gdy coś nie działa w dniu rozliczenia VAT?
Odpowiedzi „to zależy” nie dyskwalifikują dostawcy. Dobrze, jeśli po chwili rozmowy potrafi wyjaśnić, od czego zależy.
Najczęstsze pytania o programy księgowe
Czy mała firma potrzebuje pełnego systemu ERP?
Nie zawsze. Jeśli firma prowadzi głównie sprzedaż i ewidencję kosztów, wystarczy sprawny moduł finansowo-księgowy. System ERP zaczyna mieć sens, gdy dochodzą magazyn, produkcja lub kilka działów pracujących na wspólnych danych.
Czy program zastąpi księgowego?
Nie. Program porządkuje dane i liczy podatki według ustawionych reguł. Decyzje o sposobie rozliczenia nadal podejmuje księgowy lub biuro rachunkowe.
Jak długo trwa przejście na nowy program?
Zależy od liczby dokumentów, jakości starych danych i zakresu wdrożenia. Dokładny harmonogram ustala dostawca po rozmowie o potrzebach firmy.
Artykuł sponsorowany
