Integracje systemu transportowego – jak połączyć TMS z ERP, telematyką i wagami?

System zarządzania transportem zwraca się dopiero wtedy, gdy przestaje być osobną wyspą w firmie. Wymiana danych biegnie w ośmiu kierunkach: systemy ERP, ewidencja odpadów, lokalizacja pojazdów, terminale wagowe, kontrola tankowania, karty paliwowe, dostawcy map i optymalizacji tras oraz powiadomienia SMS. Bez tych połączeń dane trzeba przepisywać ręcznie, a każde przepisanie kosztuje czas i rodzi błędy rozliczeniowe.

Dlaczego integracje decydują o wartości systemu transportowego?

Integracje systemu transportowego z pozostałym oprogramowaniem firmy odpowiadają za to, czy zlecenie raz wprowadzone przechodzi przez cały proces bez ponownego przepisywania. Sam moduł planowania tras nie rozwiązuje problemu, jeżeli kontrahent, cennik i faktura znajdują się w innym systemie, a kierowca raportuje wykonanie na papierze.

Każde ręczne przepisanie danych to trzy koszty naraz: czas pracownika, opóźnienie informacji i ryzyko pomyłki. Przy kilkuset zleceniach miesięcznie ten ostatni element bywa najdroższy, ponieważ błąd w rozliczeniu wychodzi na jaw dopiero przy reklamacji kontrahenta.

Część systemów tej klasy łączy w jednym środowisku funkcje zarządzania transportem, obsługi serwisu w terenie, pracy przedstawicieli handlowych, zarządzania flotą oraz ruchem na placu. Im szerszy zakres, tym więcej punktów styku z otoczeniem informatycznym firmy i tym większe znaczenie ma sposób ich połączenia.

Integracja z systemem ERP: gdzie przebiega granica odpowiedzialności?

Połączenie z systemem finansowo-księgowym jest zwykle pierwszym wdrażanym kierunkiem, ponieważ dotyczy pieniędzy. Wymiana obejmuje najczęściej kartotekę kontrahentów, dane o zleceniach oraz podstawę do rozliczenia usługi transportowej.

Dostępne na rynku systemy transportowe wymieniają dane z rozpowszechnionymi w Polsce systemami klasy ERP, takimi jak WAPRO, Comarch ERP Optima, Sage, SAP czy Softlab. Sam fakt istnienia połączenia nie wystarczy jednak do oceny oferty. Warto ustalić trzy rzeczy przed podpisaniem umowy:

• który system jest źródłem prawdy dla kartoteki kontrahenta i kto może ją zmieniać,

• czy wymiana odbywa się w czasie rzeczywistym, czy w cyklach, i co się dzieje z dokumentem wystawionym między cyklami,

• jak zachowuje się połączenie przy niedostępności jednej ze stron i czy dane są kolejkowane.

Trzeci punkt bywa pomijany na etapie zakupu, a decyduje o zachowaniu systemu w dniu awarii. Kolejkowanie komunikatów oznacza, że zlecenia zarejestrowane w czasie przerwy trafią do księgowości po jej zakończeniu, zamiast zniknąć.

Integracja z telematyką, wagami i tankowaniami – dane, których nie da się wprowadzić ręcznie

Integracje z urządzeniami to osobna grupa połączeń w systemie transportowym. Ich wspólną cechą jest to, że generują dane w tempie, którego żaden pracownik nie nadąży przepisać, i że wartość tych danych spada z każdą godziną opóźnienia.

W obszarze telematyki przydaje się znajomość standardu FMS (Fleet Management System), czyli udostępnianego przez producentów pojazdów ciężarowych interfejsu do danych z magistrali pokładowej. Dzięki niemu urządzenie telematyczne odczytuje parametry eksploatacyjne w tym samym formacie niezależnie od marki ciągnika, co upraszcza wymianę danych przy flocie mieszanej, złożonej z pojazdów różnych producentów i roczników.

Przy wagach i tankowaniach rozstrzygające jest pytanie o kierunek przepływu. Jeżeli system tylko odczytuje pomiar, wdrożenie jest proste. Jeżeli ma sterować szlabanem lub zwalniać wydanie towaru po zaksięgowaniu wagi, potrzebna jest znacznie dokładniejsza analiza scenariuszy błędnych.

Warto rozróżnić dwa sposoby łączenia systemów. Wymiana plików polega na cyklicznym przekazywaniu zbiorów w uzgodnionym formacie i jest tania, ale opóźniona. Połączenie przez interfejs programistyczny działa na żądanie i pozwala pobrać dane w momencie, gdy są potrzebne, wymaga jednak dostępności obu systemów w tym samym czasie. Wybór między nimi zależy od tego, jak szybko dane muszą trafiać do drugiej strony, a nie od tego, które rozwiązanie brzmi nowocześniej.

Osobnym zagadnieniem jest geokodowanie, czyli zamiana adresu zapisanego tekstem na współrzędne. Jakość tego procesu przesądza o wyniku planowania trasy: adres dopasowany do niewłaściwego punktu generuje objazd, którego nikt nie zauważy w systemie, ale odczuje kierowca.

Wymogi prawne wymuszające cyfrową wymianę dokumentów transportowych

Presja na integracje nie wynika wyłącznie z rachunku ekonomicznego. Przewoźnicy działający w transporcie międzynarodowym mają do czynienia z dwoma aktami, które przesuwają obieg dokumentów do postaci elektronicznej.

Pierwszym jest protokół dodatkowy do konwencji CMR, dopuszczający elektroniczny list przewozowy, znany jako e-CMR. Polska jest jego stroną, co oznacza, że przewoźnik może posługiwać się dokumentem elektronicznym w relacjach z tymi krajami, które również do protokołu przystąpiły.

Drugim jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 roku w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, określane skrótem eFTI. Wprowadza ono ramy, w których organy kontrolne państw członkowskich będą zobowiązane przyjmować dane przekazywane elektronicznie za pośrednictwem certyfikowanych platform. Obowiązek zaczyna wiązać po upływie okresu przejściowego liczonego od wejścia w życie aktów wykonawczych, a część organów może akceptować takie dane wcześniej, dobrowolnie. Harmonogram przesuwał się już kilkukrotnie, natomiast kierunek jest przesądzony.

Dla firmy transportowej wniosek jest praktyczny: system, który dziś jedynie drukuje dokumenty, za kilka lat będzie wymagał wymiany. Warto pytać dostawcę nie o obecną zgodność, lecz o plan rozwoju w tym obszarze.

Integracje branżowe: gospodarka odpadami i logistyka zwrotna

Część branż wymaga połączeń, których nie ma w uniwersalnym systemie transportowym. W gospodarce odpadami konieczna jest wymiana danych z BDO, publiczną bazą prowadzącą ewidencję odpadów, w której karta przekazania odpadów musi uzyskać właściwy status na każdym etapie kursu. W systemie kaucyjnym pojawia się rozliczalność opakowań i integracja z operatorem systemu.

Podobnie wygląda sytuacja przy pracy przedstawicieli handlowych, gdzie znaczenie mają dane o zamówieniach i promocjach, oraz przy transporcie w kontrolowanej temperaturze, gdzie zakres wymiany danych z urządzeniami pokładowymi trzeba ustalić indywidualnie z dostawcą. Pełną mapę połączeń warto sprawdzić przed wyborem narzędzia, ponieważ dopisanie brakującej integracji po wdrożeniu jest zawsze droższe niż wybór systemu, który już ją posiada. Zestawienie obejmujące integracje systemu transportowego z otoczeniem IT firmy grupuje je według kategorii: systemy ERP, ewidencja odpadów, lokalizacja pojazdów, terminale wagowe, kontrola tankowania, karty paliwowe, dostawcy map i optymalizacji oraz powiadomienia SMS.

Jak przygotować firmę do wdrożenia integracji?

Przed rozmową z dostawcą warto przygotować trzy dokumenty. Pierwszy to lista systemów używanych w firmie wraz z wersjami i informacją, kto je utrzymuje. Drugi to opis przebiegu zlecenia od przyjęcia do faktury, z zaznaczeniem miejsc, gdzie dane są dziś przepisywane. Trzeci to wykaz urządzeń, które mają zostać podłączone, wraz z ich modelami.

Kolejnym krokiem jest ustalenie osoby odpowiedzialnej po stronie firmy. Integracje wymagają decyzji, których dostawca nie podejmie za klienta, na przykład rozstrzygnięcia, co zrobić z kontrahentami występującymi w obu systemach pod różnymi nazwami.

Ostatnia kwestia dotyczy testów. Warto zaplanować pracę równoległą obu rozwiązań przez ustalony okres i porównać wyniki rozliczeń, zanim stary system zostanie wyłączony.

Przy okazji warto ustalić sposób obsługi błędów. Każde połączenie między systemami kiedyś się zerwie, a pytanie brzmi, czy ktoś się o tym dowie. Dobrą praktyką jest wskazanie osoby otrzymującej powiadomienie o nieudanej wymianie danych oraz ustalenie, po jakim czasie brak synchronizacji staje się problemem wymagającym reakcji, a nie tylko wpisem w dzienniku zdarzeń.

Dostawca systemu transportowego

Opisywane połączenia oferuje SOTiPM, system zarządzania transportem i pracownikami mobilnymi rozwijany przez warszawskiego producenta oprogramowania dla transportu i pracy mobilnej. Ze względu na szeroki zakres obsługiwanych procesów liczba punktów styku z pozostałym oprogramowaniem firmy jest w nim większa niż w narzędziu obsługującym wyłącznie planowanie tras, a to przekłada się na liczbę połączeń do uruchomienia we wdrożeniu.

Integracje w systemie transportowym – najczęstsze wątpliwości działu IT przewoźnika

Czy integracja z systemem księgowym wymaga zmiany posiadanego oprogramowania? Zwykle nie, o ile posiadana wersja jest wspierana przez producenta. Problemem bywają natomiast mocno modyfikowane wdrożenia, w których standardowy interfejs został przebudowany. Warto sprawdzić ten punkt przed podpisaniem umowy, bo wpływa na pracochłonność.

Co zrobić, gdy firma korzysta z kilku dostawców lokalizacji pojazdów jednocześnie? To częsta sytuacja przy flocie budowanej etapami i przy podwykonawcach. Systemy transportowe zwykle obsługują wielu dostawców równolegle, natomiast zakres danych bywa różny. Warto ustalić minimalny zestaw parametrów potrzebny w codziennej pracy i sprawdzić, czy każdy z dostawców go zapewnia.

Kto ponosi koszt utrzymania integracji po zakończeniu wdrożenia? Zależy od umowy. Aktualizacje po stronie systemu zewnętrznego potrafią wymagać zmian w połączeniu, dlatego warto ustalić, czy takie prace mieszczą się w abonamencie, czy są rozliczane osobno.

Jak długo trwa uruchomienie pojedynczej integracji? Uruchomienie gotowego, istniejącego już połączenia sprowadza się do konfiguracji, natomiast połączenie budowane od zera wymaga prac programistycznych i osobnej wyceny. To pytanie należy zadać osobno dla każdego systemu z listy, ponieważ odpowiedź bywa skrajnie różna w obrębie jednego wdrożenia.

Czy dane przekazywane między systemami są bezpieczne? Kwestia zależy od sposobu połączenia i miejsca przechowywania danych. Warto zapytać o szyfrowanie transmisji, sposób uwierzytelniania oraz o to, czy dostawca ma dostęp do danych produkcyjnych, a jeśli tak, na jakich zasadach.

Co się stanie z historycznymi danymi ze starego systemu? Zwykle przenosi się kartoteki i dane niezbędne do rozliczeń, a pełną historię operacyjną pozostawia w archiwum starego rozwiązania. Zakres migracji warto ustalić na piśmie, ponieważ jest to jeden z częstszych powodów sporów przy odbiorze wdrożenia.

Artykuł sponsorowany